Kiến thức kinh doanh
Lean

Cỗ máy thần kỳ biên đổi DN

Giảm lãng phí bằng một quy trình sản xuất tính gọn, Lean được xem là ông cụ làm nên cách mạng về hiệu quả sản xuất và kinh doanh cho doanh nghiệp.

Lean Manufacturing (tạm dịch là “Sản xuất tinh gọn”) hay còn được gọi tắt là Dean đã ra đời từ Toyota.

Lean được ứng dụng cả trong sản zuất và dịch vụ, giúp hạ thấp chi phí, thời gian sản xuất nhưng vẫn tăng sản lượng. Vì vậy, nó được xem là cỗ máy thần kỳ làm biến đổi doanh nghiệp.

Tháng 9 vừa qua, trong Hội thảo Ứng dụng Lean trong quản lý doanh nghiệp để gia tăng lợi nhuận do công ty quản lý Quỹ đầu tư Mekong Capital tổ chức ông Andrew Cheah, Chuyên gia tư vấn Lean, diễn giả chính của hội thảo, đã đề nghị hàng trăm doanh nghiệp hàng tiêu dùng Việt Nam quy mô vừa tham gia hội thảo kể ít nhất 2 khó khăn lớn mà họ đang gặp phải. Ông tập hợp lại, thống kê và viết lên một bảng lớn 5 khó khăn chung ảnh hưởng đến lợi nhuận mà đa số doanh nghiệp chia sẻ. Đó là: giá thành sản phẩm không cạnh tranh nổi trên thị trường, thời gian giao hàng chưa được đảm bảo, năng suất lao động của nhân viên kém, hàng tồn kho còn cao, dây chuyền sản xuất gián đoạn do phải chờ nguyên vật liệu . Và ông kết luận: “Đó là lý do vì sao quý vị có mặt trong buổi hội thảo Lean này!”

Mục tiêu Lean đã được ông giải đáp ngay trong câu hỏi của một doanh nghiệp: “ Tại sao tôi phải cần đến Lean?”. Câu trả lời của ông Andrew là: “Để loại bỏ những hoạt động lãng phí trong sản xuất, tăng tính cạnh tranh và mang về lợi nhuận lớn”. Vậy Lean đã làm thay đổi doanh nghiệp như thế nào?

Lean, công nghệ làm sạch lãng phí

Để có một sản phẩm, các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được Lean chia làm 3 nhóm:

Thứ nhất, các hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm (là hoạt động chuyển vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu).

Thứ hai, các hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm (là hoạt động không cần thiết cho việc chuyển vật tư thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu và làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết).

Ba là, các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm (là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong sản xuất . đây được xem là một dạng lãng phí và dạng lãng phí này được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong ngắn hạn,mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho dự phòng sẽ được giảm dần khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn).

Nếu chọn 100% là tỉ lệ chuẩn cho 3 nhóm hoạt động sản xuất nêu trên thì Trung tâm Nghiên cứu Doanh Nghiệp Lean tại Anh đã đưa ra một con số khảo sát có thể làm các doanh nghiệp giật mình: trong 100% đó, hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm chỉ là 5%, trong khi hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm lên đến 60% và khoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm là 35%. điều đó có nghĩa, chúng ta đang lãng phí đến 60% hoạt động sản xuất không xuất phát từ yêu cầu của khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp Việt đã hiểu sai lệch rằng, để hạ chi phí sản xuất phải cắt giảm các chi phí. Trong khi đó, cốt lõi của Lean là giảm lãng phí chứ không phải chi phí

- 7 mũi tên vàng

Mục tiêu của Lean là làm sao với cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng có lượng đầu vào thấp hơn. Lean nhắm đến 7 mục tiêu vàng: 1. giảm phế phẩm 2. giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm thời gian chờ đợi giữa các công đoạn 3. giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn sản xuất 4. cải thiện năng xuất lao động bằng cách giảm thời gian nhàn rỗi của công nhân và tránh những công việc hay thao tác không cần thiết 5. Sử dụng thiết bị và mặt bằng hiệu quả bằng cách loại bỏ trường hợp ùn tắc và giảm thiểu thời thời gian dừng máy 6. Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất. Kết hợp mục tiêu (1) và (6) sẽ góp phần làm giảm giá thành sản xuất, tăng sản lượng.

Ở Mỹ, trong một bài điều tra của Tạp chí Industry Week gần đây thống kê, các công ty của Mỹ triển khai Lean đã giảm trung bình 7% giá vốn sản phẩm và hơn 36% doang nghiệp sản xuất đã hoặc triển khai Lean.

Lantech, một công ty sản xuất thiết bị của Mỹ cũng hoàn tất việc triển khai Lean năm 1995. Kết quả là so với hệ thống sản xuất theo lô sản phẩm năm 1991, mặt bằng sản xuất trên mỗi máy giảm 45%, phế phẩm giảm 90%, chu kỳ sản xuất giảm từ 16 tuần còn 5 ngày 14 giờ và thời gian giao hàng giảm từ 4-20 tuần xuống còn 1-4 tuần. Công ty sản xuất trang phục dành cho như dân Simms Fishishing Product sau khi áp dụng Lean đã làm tổng thời gian quy định sản xuất từ 17 ngày xuống chỉ còn 2-3 ngày.

Ở châu Á, năm 2005, lợi nhuận của Toyota nhiều hơn cả General Motors, Ford và Chrysler gộp lại. Trong khi General Motors chuẩn bị sa thải gần 30.000 công nhân, đóng cửa hơn chục cơ sở sản xuất thì Toyota lại mở rộng thêm nhà xưởng. Bí quyết thành công của Toyota chính là Lean! Vậy mà ở Việt Nam, Lean còn quá xa lạ với đa số doanh nghiệp và vì không hiểu rõ cốt lõi của một quy trình sản xuất tính gọn, doanh nghiệp đã đi từ lãng phí này đến lãng phí khác.

- Những lãng phí ẩn

Rất nhiều doanh nghiệp Việt mà Nhịp Cầu Đầu Tư khảo sát đã hiểu sai lệch rằng, để hạ chi phí sản xuất, phải cắt giảm các chi phí (như cát lương nhân viên, mua vật liệu rẻ,…). Trong khi đó, cốt lõi của Lean là giảm lãng phí chứ không phải chi phí (xem box: Những loại lãng phí chính cần giảm).

Cách làm này không những không giảm được chi phí mà còn hình thành những lãng phí ẩn, rủi ro ẩn mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt trong tương lai. Nếu cắt lương nhân viên, tinh thần làm việt của họ sẽ sa sút, năng suất lao động kém. Nguyên vật liệu rẻ sẽ sản sinh thành phẩm kém chất lượng, dẫn đến mất khách hàng… Theo các chuyên gia Lean, mức độ lãng phí trong sản xuất của các công ty Việt Nam cao hơn cả công ty của Mỹ.

Một số doanh nghiệp khác được khảo sát có biết chút ít về Lean nhưng chưa dám áp dụng vì nhiều lý do, nhất là tâm lý e ngại khi phải thay đổi một công cụ quản lý sản xuất mới mà chưa thấy minh chứng về hiệu quả của nó tại Việt Nam. Chúng tôi mang tâm tư của nhóm doanh nghiệp này đến các chuyên gia Lean, đồng thời khảo sát thực tế thì thấy rằng, Lean hoàn toàn có thể áp dụng cho doanh nghiệp Việt, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà cả lĩnh vực dịch vụ.

Về sản xuất, một công ty may có quy mô 800 công nhân đã ứng dụng thành công bước đầu công cụ Lean, đạt được năng suất đáng kể. Khi chưa ứng dụng Lean, công ty thường gặp khó khăn trong việc giao hàng đúng hẹn, do ảnh hưởng từ qui trình sản xuất. Để đảm bảo uy tín với đối tác, công ty có lúc buộc phải chuyển hàng bằng đường hàng không, làm tăng chi phí vận chuyển. Sau khi ứng dụng Lean, hoạt động sản xuất được tính gọn, sản phẩm của công ty càng đa dạng về chủng loại, giá thành và thời gian giao hàng luôn được đáp ứng, đặc biệt là giải phóng 20% mặt bằng so với trước kia.

Về dịch vụ, Toyota Bến Thành, một trung tâm bảo trì xe của Toyota ở Việt Nam nhờ áp dụng Lean đã giảm thiểu đáng kể quy trình bảo trì xe từ 240 phút xuống chỉ còn khoảng 50 phút/ xe và tăng lượng xe được bảo trì trong ngày từ 4-6 xe lên 16 xe. Kết quả này có được nhờ loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết cùng với các thao tác và di chuyển bất hợp lý của công nhân.

- Triển khai Lean và thuyết Kaizen

Theo đánh giá của các chuyên gia, một số thay đổi do Lean đề ra có thể gây gián đoạn hoạt động sản xuất nếu không áp dụng đúng, đồng thời một vài phương diện của Lean không thể áp dụnng cho mọi công ty. Vậy triển khai Lean như thế nào?

Thứ nhất , mời một chuyên gia Lean để tư vấn thực hiện Lean. Hiện nay giá thuê một chuyên gia Lean nước ngoài khoảng 2000-2500 USD/ngày. Chuyên gia này thông thường làm việc với doanh nghiệp trong 1 tuần để giới thiệu các ứng dụng công cụ Lean, tìm phương pháp ứng dụng Lean phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Thứ hai, sự cam kết và hổ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là điều thiết yếu. Tồng giám đốc một công ty đang triển khai Lean tại Việt Nam mà chúng tôi biết không chỉ tham gia làm Lean mà còn xây dựng bộ phận chuyên biệt để thực hiện Lean và hợp tác với chuyên gia để huấn luyện bộ phận này.

Thứ ba, theo lời khuyên của các chuyên gia Lean, doanh nghiệp Việt Nam bước đầu chỉ nên triền khai Lean từng phần với các bước đơn giản như: 1. Đo lường, theo dõi công suất và sản lượng của thiết bị 2.Thiết lập và tài liệu hoá các qui trình sản xuất rõ ràng hơn 3.Triển khai hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng 4.Qui hoạch lại cách bố trí mặt bằng sản xuất.

Thứ tư, việc ứng dụng Lean có thể làm gián đoạn sản xuất, nhất là khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống “Push” sang “Pull”. Khái niệm trọng tâm của Lean là Pull Production (Sản xuất lôi kéo). Theo đó, luồng sản xuất trong nhà máy được điều tiết bởi yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình, “lôi kéo” hoạt đồng của các công đoạn đầu quy trình, ngược với hoạt động sản xuất truyền thống theo lô sản phẩm, được thúc đẩy từ đầ quy trình đến cuối quy trình dừa trên mồt lịch sản xuất định kỳ. Vì thế, chỉ nên thử nghịim ở một bộ phận nhỏ (một dây chuyền sản xuất hoặc một chuỗi quy trình nhỏ) trước khíap dụng cho toàn bộ hoạt động sản xuât, đồng thời thuyết phục nhân viên trong công ty về lợi ích của Lean.

Song, thực hiện Lean không có nghĩa “chỉ làm một lần rồi thôi”. Trong Lean còn có công cụ Kaizen, tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến liên tục. Kaizen chứng minh , những doanh nghiệp thực hiện liên tục xác định các nguyên nhân tiềm tàng trong nhũng họt động không tạo ra gí trì tăng thêm và loại bỏ chúng bằng cách cải tiếng quy trình sản xuất thường thành công hơn các doanh nghiệp chỉ làm một vài lần.

Là một công ty sản xuất, không có gì tuyệt vờo hơn nếu bạn tạo được chi phí sản xuất thấp, rút ngắn thới gian sản xuất mà sản lượng vẫn tăng, đáp ứng được mọi nhu cầu khách hàng và liên tục mang về lợi nhuận. Nếu Toyota và hàng trăm ngàn doanh nghiệp trên thế giới đã làm cuộc cách mạng của họ bằng Lean thì không có lý do gì chúng ta lại không tận dụng “cỗ máy” ấy để làm biến đổi doanh nghiệp của mình.

Kiến thức kinh doanh
  Lời giải mới cho bài toán nhân lực : Nghiên cứu độ hài lòng của người LĐ  
  Minh triết là trí tuệ được nhào nặn bởi kinh nghiệm  
  Muốn sáng tạo sản phẩm mới, hãy nghĩ khác  
  Mưu lược trong kinh doanh  
  Nền tảng văn hóa kém, doanh nhân khó thành đạt  
  Người thường và nhân tài  
  Nhà quản lý cõng khỉ  
  Nhân cách và nhân phẩm trong kinh doanh  
  Những slogan hay nhất mọi thời đại  
  Những độc chiêu bán đất, bán nhà thời ế ẩm  
  Q&A - Hệ số ROA và ROE là gì?  
  Quản lý doanh nghiệp: Đầu tàu hay con cua  
  Tại sao Zappos thưởng tiền cho nhân viên bỏ việc?  
  Tăng trưởng kép và Quy tắc 70  
  Thế nào là Quản Lý doanh nghiệp ?  
  Thứ quý giá nhất cuộc đời  
  Thử trắc nghiệm nếu có tham vọng làm doanh nhân  
  Tự làm hoen ố thương hiệu  
  Từ sai lầm chữ nghĩa dẫn đến sai lầm thực hiện  
  Vợ chồng bồ câu  
Trang 2/3 : Trang trước  1 - 2 - 3  Trang sau